Os gestores do segmento fitness podem ficar sem acessar o sistema por diversos motivos, dentre eles recessos, feriados prolongados ou decretos que forçam os estabelecimentos a ficarem fechados por dias e até semanas seguidas.
E quando você volta para gestão depois de algum tempo, quais são as primeiras checagens a serem feitas?
Listamos algumas etapas, como sugestões de onde ir primeiro e quais ações tomar na sua volta. Vamos te ajudar com isso!
1 - O sistema está bloqueado?
Em alguns casos, pode ser que seu sistema fique bloqueado por ter passado o dia do vencimento. Para localizar o boleto dentro do sistema, entre em Planos e pagamentos > Pagamentos, à sua direita terá um link do boleto, basta clicar nele e fazer o pagamento.
Enquanto isso, sinalize ao nosso time de Suporte que o pagamento foi feito que nós liberamos o acesso imediatamente. Se for necessário ajustar a data de vencimento, nosso time estará preparado para atendê-lo.
Caso a sua mensalidade seja paga através de cartão de crédito, fique tranquilo, o sistema realiza essa cobrança automaticamente na data de vencimento. Se por algum motivo a cobrança não foi realizada, basta procurar o nosso time de atendimento para te ajudar.
Veja nossos artigos sobre como entrar em contato com o time de Suporte:
Como abrir um chat com o time de Suporte?
Como abrir um ticket com o Time de Suporte?
2 - Como avisar seus alunos que você está de volta?
Nesse caso, você pode usar a ferramenta de campanhas CRM no sistema Tecnofit para avisar toda a sua base de alunos. Essa é uma opção prática e, em alguns minutos, a comunicação pode ser programada.
O uso do push serve para frases curtas enquanto o e-mail pode ser utilizado para mensagens maiores, além do uso de imagens e links.
Atenção! Podemos utilizar mensagens por SMS, que são iguais ao push, que possuem custo adicional.
Como criar as campanhas? Verifique os artigos abaixo:
Como criar campanhas por notificação push?
Como criar campanhas por e-mail?
Como criar campanhas por SMS?
Lembrando que para utilizar a campanha CRM enviada por SMS, é necessário ter saldo disponível para envio. Para saber como adquirir saldo SMS, acesse nosso artigo: Como faço para comprar um pacote de SMS?
Caso prefira, pode utilizar a timeline do aplicativo para postar comunicados aos alunos. A comunicação pode ser feita através do aplicativo Tecnofit e do aplicativo Tecnofit Box.
3 - Precisa conceder dias aos contratos dos alunos?
Se for necessário prorrogar alguns contratos ou incluir licenças, temos duas formas de realizar essa ação: Como adicionar um Período de licença no contrato?
Se a necessidade é apenas alterar as datas de vencimento do contrato ou adiar datas de pagamentos, temos um relatório que vai te ajudar com isso.
IMPORTANTE: Ao lançar uma licença, a data de término do contrato não será atualizada, ela só será alterada quando a licença for finalizada.
Veja também: Como alterar a data de vencimento do contrato e das cobranças em lote?
Agora, se as licenças já foram lançadas anteriormente e você precisa finalizá-las, siga as etapas no link: Como finalizar a Licença de um aluno?
4 - Como está o controle da Gestão Financeira?
O primeiro passo é ficar de olho nos inadimplentes, temos um relatório que vai te ajudar com esses alunos, Relatórios > Vendas em aberto:
Se for necessário alterar as datas de vencimento das parcelas, pode seguir a etapa anterior.
IMPORTANTE: Checar o seu fluxo de caixa, se há necessidade de lançar alguma conta de ajuste ou se há receita a receber, o importante é estar tudo em dia. O ideal é não deixar para última hora.
Verificar se há necessidade de conciliação com o extrato bancário.
Gateway de pagamento: verificar se alguma recorrência está pendente, se há necessidade de alterar a data de vencimento, se tem boletos não pagos e se as renovações automáticas estão corretas.
5 - Precisa ajustar horários ou quantidade de vagas na sua agenda?
Para alterar a quantidade de vagas da sua Agenda de turmas, horário do início da aula ou professor, acesse Recepção > Agenda de turmas, clique na engrenagem e depois em 'grade padrão':
Na grade padrão, localize o dia da aula e hora, clique nela e realize a alteração. (Essa alteração vai valer para as aulas do mesmo dia da semana e hora nas semanas seguintes):
Sempre lembrar de salvar as alterações para elas serem aplicadas.
OBSERVAÇÃO: Se for necessário alterar duração de aulas ou outras configurações que não são realizadas na grade padrão, será necessário excluir essa turma e refazer a agenda com as novas configurações, nesse caso, criando uma nova turma de depois criando as aulas.
Agenda de Crossfit: Em Atividade física > Agenda podemos alterar quantidade de vagas e coach de forma recorrente.
Localize a aula ou o horário, é possível editar por faixa de horário, mas em qualquer dia da semana.
É possível alterar os mesmos horários em todos os dias da semana. Lembre sempre de salvar as alterações:
Caso precise realizar algum outro ajuste, no Portal do Cliente temos mais materiais para ajudar na sua gestão.